MDM คืออะไร? ระบบจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่องค์กรยุคใหม่ต้องมี

MDM (Mobile Device Management) คือ ซอฟต์แวร์สำหรับการบริหารจัดการและดูแลความปลอดภัยของอุปกรณ์พกพาภายในองค์กร เช่น สมาร์ตโฟน หรือแท็บเล็ต โดยอนุญาตให้ฝ่ายไอทีสามารถควบคุม ติดตาม และกำหนดนโยบายการใช้งานต่าง ๆ ได้จากศูนย์กลาง จึงเป็นเรื่องสำคัญที่องค์กรควรรู้ว่า MDM คืออะไร เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลทางธุรกิจจะปลอดภัย และพนักงานสามารถทำงานได้อย่างไร้กังวล

MDM คืออะไร? 

MDM คือ โซลูชันซอฟต์แวร์ที่เข้ามาช่วย "จัดระเบียบ" อุปกรณ์ไอทีในบริษัท ไม่ว่าจะเป็นมือถือที่บริษัทแจกให้ หรืออุปกรณ์ส่วนตัวที่พนักงานนำมาใช้ทำงาน (BYOD) ให้อยู่ภายใต้การควบคุมดูแลเดียวกัน หากเปรียบเทียบให้เห็นภาพง่าย ๆ การมี MDM ก็เหมือนกับการที่บริษัทขนส่งมีระบบ GPS ติดตามรถทุกคัน ทำให้รู้ว่ารถอยู่ที่ไหน ขับเร็วแค่ไหน และต้องเข้าศูนย์เมื่อไหร่ ต่างจากการปล่อยให้พนักงานเอารถไปขับเองโดยไม่มีระบบตรวจสอบ ซึ่งเสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุหรือสูญหาย

ทำไมองค์กรยุคดิจิทัลต้องการการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่?

ในบริบทของธุรกิจยุคปัจจุบัน ต้องยอมรับว่าทุกวันนี้พนักงานทำงานผ่านอุปกรณ์พกพาได้จากทุกที่ (Remote Work) ข้อมูลสำคัญของบริษัทจึงไม่ได้อยู่แค่ในออฟฟิศอีกต่อไป แต่อยู่ในมือถือหรือแท็บเล็ตที่พกพาไปตามร้านกาแฟหรือต่างจังหวัดด้วย การจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการรักษาข้อมูลความลับ ไม่ให้หลุดไปอยู่ในมือคู่แข่งได้

หลายองค์กรอาจสงสัยว่าขอบเขตของ MDM คืออะไร ครอบคลุมแค่ไหน ซึ่งเริ่มต้นตั้งแต่การลงทะเบียนเครื่องใหม่ การอัปเดตซอฟต์แวร์ ไปจนถึงการล้างข้อมูลเมื่อเลิกใช้งาน การลงทุนในระบบนี้จึงเปรียบเสมือนการซื้อความสบายใจ และช่วยลดภาระงานของฝ่ายไอทีได้ในระยะยาว

MDM ทำงานอย่างไร?

หลักการทำงานพื้นฐานของ MDM คือการสื่อสารแบบสองทางระหว่าง "เซิร์ฟเวอร์ส่วนกลาง" (MDM Server) และ "ตัวรับคำสั่งบนอุปกรณ์" (Agent/Profile) ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เมื่อผู้ดูแลระบบสั่งการจากหน้าจอควบคุม คำสั่งจะถูกส่งไปยังอุปกรณ์เป้าหมายแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ตโฟน แท็บเล็ต หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ใด ๆ และไม่จำกัดตำแหน่งที่ตั้งของอุปกรณ์นั้น ๆ ช่วยให้การดูแลอุปกรณ์จำนวนมากทำได้จากศูนย์กลาง 

เพื่อให้เข้าใจลึกซึ้งขึ้นว่ากลไกของ MDM คืออะไร ฟีเจอร์หลัก ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังนี้

• การลงทะเบียนอุปกรณ์ (Enrollment) เป็นขั้นตอนแรกในการนำอุปกรณ์เข้าสู่ระบบ MDM โดยสามารถผูกอุปกรณ์กับบัญชีองค์กรตั้งแต่ครั้งแรกที่เปิดใช้งาน ซึ่งปัจจุบันรองรับการทำงานร่วมกับฟีเจอร์ตั้งค่าอัตโนมัติ หรือ Zero Touch Deployment ทำให้พนักงานใช้งานอุปกรณ์เครื่องใหม่ได้โดยไม่ต้องให้ฝ่ายไอทีตั้งค่าเครื่องอีกครั้ง ช่วยลดภาระงาน และลดความผิดพลาดจากการตั้งค่าอุปกรณ์ได้
• การจัดการนโยบาย (Policy Management) ช่วยให้องค์กรกำหนดมาตรฐานความปลอดภัยและกฎเกณฑ์ต่าง ๆ ได้ เช่น การใส่รหัสผ่าน, การบังคับเข้ารหัสข้อมูล หรือเปิด/ปิดบางฟีเจอร์ในพื้นที่ที่เป็นความลับ ทั้งนี้ นโยบายสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามบทบาทของผู้ใช้หรือประเภทอุปกรณ์
• การจัดการแอปพลิเคชัน (App Management) องค์กรสามารถติดตั้ง อัปเดต หรือถอนการติดตั้งแอปฯ ที่จำเป็นได้จากส่วนกลาง รวมถึงสร้าง App Store ภายในองค์กร เพื่อให้พนักงานเลือกติดตั้งเฉพาะแอปฯ ที่ผ่านการรับรอง ช่วยลดความเสี่ยงจากแอปฯ ที่ไม่ปลอดภัยได้
• การสั่งการระยะไกล (Remote Commands) เป็นฟีเจอร์ที่ตอบได้ดีที่สุดว่าประโยชน์ของ MDM คืออะไร โดยเฉพาะในกรณีอุปกรณ์สูญหายหรือถูกขโมย ผู้ดูแลระบบสามารถสั่งล็อกเครื่อง รีเซ็ต หรือสั่งลบข้อมูลทั้งหมดจากระยะไกลได้ทันที ช่วยลดโอกาสการรั่วไหลของข้อมูล และลดผลกระทบทางธุรกิจได้

ในมุมมองของ Device Management กลไกเหล่านี้ช่วยให้องค์กรควบคุมอุปกรณ์ได้อย่างเป็นระบบ เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล และยังออกแบบให้ทำงานเบื้องหลังโดยไม่รบกวนการใช้งานของพนักงาน ทำให้เกิดสมดุลระหว่างความคล่องตัวในการทำงาน และเพิ่มมาตรการรักษาความปลอดภัยให้รัดกุมมากขึ้น

ข้อดีของการใช้ MDM สำหรับธุรกิจยุคปัจจุบัน

ข้อดีที่เห็นได้ชัดที่สุดของ MDM คืออะไร นี่คือ 3 ข้อดีที่ช่วยสร้างสมดุลระหว่าง "Security" และ "Productivity" ให้เกิดขึ้นจริงในองค์กร

1. ลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหล (Enhanced Security)

ประเด็นเรื่องความปลอดภัยทางไซเบอร์เป็นเรื่องใหญ่ เครื่องมือป้องกันด่านแรกของ MDM คือความสามารถในการแยก "ข้อมูลส่วนตัว" ออกจาก "งาน" (Containerization) ทำให้พนักงานใช้มือถือทำงานได้อย่างปลอดภัย โดยที่ข้อมูลจากแอปฯ ของบริษัทจะไม่ไปปะปนกับรูปถ่ายหรือข้อความส่วนตัว 

2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่าย IT 

ฝ่ายไอทีไม่ต้องเสียเวลาตั้งค่าและลงโปรแกรมทีละเครื่องอีกต่อไป ภาพจำเดิมที่มองว่า IT Support ต้องคอยแก้ปัญหาจุกจิกจากอุปกรณ์ผู้ใช้งานจะค่อย ๆ หายไป เพราะระบบ MDM รองรับการทำงานแบบอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการอัปเดต Patch ความปลอดภัยพร้อมกันทั้งองค์กร การตั้งค่า Wi-Fi หรือ VPN ล่วงหน้าให้พร้อมใช้งานตั้งแต่เปิดเครื่อง 

ผลลัพธ์คือจำนวน Support Ticket ที่ลดลง เวลา Downtime ของพนักงานสั้นลง และฝ่ายไอทีสามารถโฟกัสงานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น

3. บริหารจัดการสินทรัพย์ได้แม่นยำ (Asset Tracking)

องค์กรจะตรวจสอบได้ตลอดว่าอุปกรณ์ที่ใช้งานอยู่มีกี่เครื่อง ใครเป็นคนถือครอง และเครื่องไหนประกันใกล้หมดอายุ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สำคัญมากในการวางแผนงบประมาณการจัดซื้อเครื่องใหม่ การมี Dashboard ที่ช่วยสรุปสถานะว่าภาพรวมอุปกรณ์ในระบบ MDM จะช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างแม่นยำมากขึ้น หรือลดการซื้ออุปกรณ์ซ้ำซ้อนได้

MDM คือหัวใจสำคัญของการบริหารอุปกรณ์ในยุคดิจิทัล

MDM ไม่ใช่แค่โปรแกรมบังคับหน้าจอหรือเครื่องมือจับผิดพนักงาน แต่คือโครงสร้างพื้นฐานที่ช่วยให้ธุรกิจขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง ในยุคที่ข้อมูลมีค่าดั่งทองคำ การปล่อยให้อุปกรณ์ของบริษัทถูกใช้ในการทำงานโดยไม่มีการควบคุม คือความเสี่ยงที่ธุรกิจไม่ควรแบกรับเอาไว้

การทำความเข้าใจว่า MDM คืออะไร และเลือกใช้ให้ถูกวิธี จะช่วยให้องค์กรสามารถทำงานได้จากทุกที่ (Work from Anywhere) อย่างแท้จริง โดยที่การทำงานยังคงปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นมาตรฐานใหม่ของการทำธุรกิจในปัจจุบัน

สำหรับองค์กรที่ต้องการยกระดับการบริหารจัดการไอที หรือกำลังมองหาทางเลือกโซลูชันใหม่ที่เหมาะกับธุรกิจของตัวเองทีมผู้เชี่ยวชาญจาก Com7 พร้อมให้คำปรึกษาตั้งแต่การออกแบบโครงสร้าง ไปจนถึงการติดตั้งและดูแลระบบอย่างครบวงจร เพื่อช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างต่อเนื่อง คล่องตัว และเติบโตได้อย่างมั่นคงในระยะยาว

‍